组织应建立、实施并维护一套程序，使相关人员意识到：
（a） 符合环境方针与程序和符合环境管理体系要求的重要性；
（b） 他们工作活动中实际的或潜在的重大环境影响，以及改进的个人工作所带来的环境效益；
（c） 与环境管理体系要求相适应的角色与责任；
（d） 偏离规定的运行程序的潜在后果。
4.4.3 信息沟通
组织应建立、实施并维护一套程序，用于有关组织环境因素和环境管理体系
（a） 组织内各层次与职能间的内部信息沟通；
（b） 与外部相关方联络的接收、文件化和答复。
组织应考虑对涉及重要环境因素的外部联络的处理，并记录其决定。如果此决定需要信息沟通，组织应建立对外联络的相应实施方法。
4.4.4 环境管理体系文件
环境管理体系文件应包括：
（a）环境方针、目标及指标；
（b）环境管理体系范围的描述；
（c）对管理体系核心要素及其相互作用的描述，及相关文件的参考；
（d）本国际标准要求的文件，包括记录；
（e） 由组织决定的有必要为保证与重要环境因素相关的有效的计划、实施与控制财产方面的文件及记录。
4.4.5 文件控制
环境管理体系及本国际标准要求的文件应予以控制。记录是文件的一种特殊形式，应与4.5.4的要求相适应予以控制。
组织应建立、实施并维护一套程序，从而确保：
（a）通过的文件优先发行；
（b）对重新通过的文件进行必要审阅与更新；
（c）保证现行文件的版本状态；
（d）保证相关适用文件的可用性；
（e）保证文件清晰易读；
（f）保证由组织确定的来源于外部的文件对环境管理体系的计划与操作的必要性并控制其发布
（g）禁止对过期文件的非故意使用，如要保存过期文件时需对其进行合适的标识。
4.4.6 运行控制
为确保与组织特定环境下相关操作与计划的实施，组织应确认其实施与其环境方针、目标和指标的重要环境因素相一致。通过：
（a） 建立、实施与维护一个文件程序，使之可控制该活动对环境政策、目标 及指标的一致性。
（b） 在程序中规定操作标准。
建立、实施并维护该程序，使之可确认组织的产品及服务与重大环境因素相关，同时将应用的程序和要求告知供应商和承包商。
4.4.7 应急准备与反应
组织应建立、实施并维护程序，以确定潜在的事故或紧急情况可能对环境造成的影响以及应如何对其做出反应。
组织应对实际紧急情况作出反应并阻止或减轻对环境的相关的负面影响。
组织应定期查看，在必要情况下，可修改其应急准备及反应程序，特别是在事故发生后或者在紧急情况发生时。
如果有条件，组织还应定期对上述程序加以测试。
4.5 检查
4.5.1 监测与测量
组织应建立、实施并维护文件化的程序，用来定期对可能具有重大环境影响的运行与活动的关键特性进行例行监测和测量。其中应包括对工作情况、有关的运行控制、组织目标和指标遵守情况的跟踪信息记录。
组织应确保检测与测量设备使用情况及维修情况的校准或检验，并保存相关记录。
4.5.2 一致性评估
4.5.2.1 组织应建立、实施并维护定期评估与应用法律要求的一致性。
组织应保存定期评估结果的记录。
4.5.2.2 组织应评估其适用的其他要求的一致性。组织可以将此评估与4.5.2.1中要求的评估合并，也可建立单独的评估程序。
组织应保存定期评估结果的记录。
4.5.3 不符合项、改正措施及防止措施
组织应建立、实施并维护一个程序，用来处理实际的和潜在的不符合项，并采取改正措施和防止措施。此程序应包括以下要求：
（a） 可识别并改正不符合项，并采取措施减小对环境的影响；
（b） 调查不符合项，确定其产生的原因并采取措施避免再次发生；
（c） 评估采取措施阻止不符合项的必要性及实施适当的措施避免其发生；
（d） 记录改正措施及采取的组织措施； | 
